Reddingsbrigade Heemskerk is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website. In deze verklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke keuzes je hebt.
Welke gegevens verwerken wij?
Wanneer je een contact-, vrijwilligers- of ideeënbusformulier invult, verwerken we de gegevens die je zelf opgeeft, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en bericht of idee. Bij een betaling verwerkt Mollie de gegevens die nodig zijn om de donatie uit te voeren.
Bij een officiële lidmaatschapsinschrijving verwerken we de ingevulde identificatie- en contactgegevens, geboortedatum, eventueel geboorteplaats en beroep of opleiding, informatie over zwem- en EHBO-diploma’s, de geüploade diplomakopie, gekozen betalingswijze en de digitale handtekening. Bij automatische incasso verwerken we ook de naam van de rekeninghouder, het IBAN en de machtiging. Is de kandidaat jonger dan 18 jaar, dan verwerken we ook de naam, het e-mailadres en de ondertekening van de ouder of voogd.
Bij een schade- of storingsmelding en een bestelling verwerken we de opgegeven naam, het verplichte telefoonnummer, eventueel het e-mailadres en de inhoud van de melding of aanvraag. Bij een bestelling van inzetkleding verwerken we naam, telefoonnummer, e-mailadres, eventueel lidnummer, de gekozen kledingstukken, uitvoeringen, maten, aantallen, prijzen en eventuele toelichting. De gebruikte ledenlogin is gedeeld en wordt daarom niet gebruikt om vast te stellen wie de inzending heeft gedaan; de ingevulde contactgegevens zijn daarvoor leidend.
Doelen en grondslagen
- Contact: reageren op vragen en verzoeken, op basis van jouw verzoek en ons gerechtvaardigd belang om berichten af te handelen.
- Vrijwilligers: een belangstellingsregistratie beoordelen, informatie over de opleiding sturen en iemand uitnodigen om mee te draaien, op basis van jouw verzoek.
- Lidmaatschap: een officiële inschrijving beoordelen, het lidmaatschap uitvoeren en de ledenadministratie bijhouden, op basis van jouw verzoek en de lidmaatschapsovereenkomst.
- Contributie: de gekozen betaling uitvoeren en administreren. Een automatische incasso wordt alleen uitgevoerd wanneer daarvoor in het formulier toestemming is gegeven.
- Donaties: betalingen uitvoeren en administreren, op basis van de betalingsovereenkomst en wettelijke administratieplichten.
- Techniek en beveiliging: de website veilig en werkend houden, op basis van ons gerechtvaardigd belang.
Ideeënbus: ideeën beoordelen, intern bespreken en zo nodig contact opnemen met de inzender, op basis van toestemming en het gerechtvaardigd belang van de vereniging om haar activiteiten en werkwijze te verbeteren.
Materiaalbeheer en bestellingen
Schade- en storingsmeldingen en bestelverzoeken worden privé in WordPress opgeslagen en per e-mail naar de ingestelde materiaalbeheerders gestuurd. Alleen bevoegde beheerders kunnen deze gegevens, de voortgang en interne notities bekijken. De gegevens worden gebruikt om de melding af te handelen, contact met de melder op te nemen, materiaal veilig en inzetbaar te houden en bestellingen te verwerken.
Bestellingen van inzetkleding worden eveneens privé opgeslagen. Na het sluiten van een bestelronde wordt een Excel-overzicht met de noodzakelijke contact- en bestelgegevens naar de vooraf ingestelde bevoegde ontvangers gestuurd. Facturatie en verdere afhandeling vinden buiten de website plaats.
Verwerking van een lidmaatschapsinschrijving
De website slaat de inschrijving eerst privé op in de beveiligde WordPress-omgeving. De volledige inschrijving wordt daarna als PDF, samen met de diplomakopie en de digitale handtekening, per e-mail verzonden naar secretaris@hrbheemskerk.nl. De aanmelder ontvangt een afzonderlijke bevestiging met alleen het referentienummer en geen kopie van gevoelige gegevens. Alleen bevoegde beheerders kunnen de opgeslagen inzending en bijlagen vanuit WordPress openen.
Bewaartermijnen
- Algemene contactberichten en ideeën worden uiterlijk twaalf maanden na de laatste inhoudelijke afhandeling verwijderd, tenzij langer bewaren nodig is voor een lopende zaak of de verdere uitwerking van een idee.
- Gegevens van een vrijblijvende vrijwilligersinschrijving worden tijdens het aanmeldtraject bewaard. Gaat iemand niet verder, dan verwijderen we de gegevens in beginsel binnen vier weken, tenzij die persoon toestemming geeft om ze langer te bewaren.
- Gegevens van een officiële lidmaatschapsinschrijving worden bewaard zolang dat nodig is voor de beoordeling, het lidmaatschap, de leden- en contributieadministratie en toepasselijke wettelijke verplichtingen. Gaat het lidmaatschap niet door, dan verwijderen we de gegevens zodra de afhandeling is afgerond en er geen wettelijke of administratieve reden meer is om ze te bewaren.
- Gegevens die onderdeel zijn van de financiële administratie worden bewaard zolang een wettelijke bewaarplicht geldt; voor de basisadministratie is dat doorgaans zeven jaar.
- Beveiligingsgegevens worden zo kort mogelijk bewaard en alleen gebruikt om misbruik te onderzoeken of voorkomen.
Afgehandelde materiaal- en storingsmeldingen en bestelverzoeken worden niet langer bewaard dan nodig is voor onderhoud, garantie, verantwoording en de verenigingsadministratie. De materiaalbeheerders beoordelen periodiek welke oude inzendingen kunnen worden verwijderd.
Delen met derden
Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor hosting, e-mailafhandeling, betaling via Mollie, bankverwerking van een gekozen incasso of wanneer de wet dit vereist. Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken we passende afspraken.
Jouw rechten
Je kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering van jouw gegevens, voor zover de wet dit toestaat. Stuur daarvoor een e-mail naar info@hrbheemskerk.nl. Voor vragen over een lidmaatschapsinschrijving kun je ook mailen naar secretaris@hrbheemskerk.nl. Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Beveiliging
De website gebruikt een beveiligde verbinding. Formulieren zijn beschermd tegen misbruik. Bijlagen van lidmaatschapsinschrijvingen worden in een afgeschermde map opgeslagen en zijn niet via een openbare bestandslink toegankelijk. Deel de rechtstreekse URL van het inschrijfformulier alleen met de persoon voor wie deze is bedoeld.